Obchodní podmínky nástroje

Poskytovatel: Ganado international s.r.o., IČO 19322119, DIČ CZ19322119, se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 384722, kontaktní e-mail info@ganado.cz (dále jen „Ganado").

1. Předmět služby

Nástroj slouží k technickému vystavení faktur a souvisejících dokladů podle údajů, které uživatel zadá. Nástroj nepředstavuje účetní, daňové ani právní poradenství a nenahrazuje odbornou kontrolu.

2. Uživatel a jeho odpovědnost

Uživatel odpovídá za správnost, úplnost a zákonný charakter vložených údajů, za zvolený režim (např. DPH) i za konečný obsah vystavených dokladů. Ganado nenese odpovědnost za věcnou správnost vstupních dat. Uživatel smí vložit osobní údaje jiné osoby jen tehdy, má-li pro jejich použití právní základ, splnil informační povinnost a zadává pouze údaje nutné k fakturaci. Do nástroje se nesmějí vkládat zvláštní kategorie osobních údajů, hesla ani přístupové údaje.

3. Uložení dat a synchronizace

Bez přihlášení jsou pracovní data a vystavené doklady uloženy v prohlížeči uživatele. Jejich dostupnost závisí na zařízení, profilu prohlížeče a jeho nastavení. Vymazání dat webu, anonymní režim nebo ztráta zařízení je mohou odstranit. Přihlášení zapíná serverový archiv a synchronizaci mezi zařízeními. Přihlášení a archiv provozuje Ganado Core na vlastním serveru Ganado v České republice; přenos HTTPS požadavků zajišťuje Cloudflare.

Obsah přihlášených dokladů se uchovává nejdéle do 31. prosince desátého kalendářního roku po roce vystavení. Poté jej maže denní databázová úloha. Jde o maximální dobu služby, nikoli o výpočet zákonné lhůty, po kterou musí doklady uchovávat jejich vystavitel. Storno dokladu zachovává původní doklad a jeho číslo v historii a není výmazem. Technická počítadla číselných řad bez obsahu dokladu zůstávají po dobu existence účtu nebo ponechaného archivu, aby se čísla znovu nepoužila.

Zrušení účtu lze vyžádat z přihlašovací adresy na info@ganado.cz. Uživatel si při něm zvolí jednu ze dvou možností:

• Zrušit účet a ponechat archiv. Přihlášení i sdílené odkazy na doklady přestanou fungovat. Na pokyn uživatele Ganado dál uchovává archiv Faktury bez přístupu přes přihlášení nebo odkazy: každý doklad po dobu uvedenou výše a ostatní údaje archivu (údaje dodavatele a jejich historii, adresář odběratelů, číselné řady a minimální záznamy o využití) do výmazu posledního dokladu. K archivu uchová přihlašovací adresu, aby mohl ověřit pozdější žádost. Na žádost z přihlašovací adresy a po ověření oprávnění vydá kopii původního dokladu se stejným číslem a obsahem a uvede, zda a kdy byl doklad stornován. O výmaz archivu lze kdykoli požádat stejným způsobem.
• Exportovat a smazat. Uživatel si exportuje doklady, které je povinen uchovat, a Ganado archiv Faktury smaže.

Účet bez dokladů se při zrušení smaže v obou případech. Žádost o zrušení účtu nebo o výmaz archivu Ganado vyřídí bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího ověření, a provedení potvrdí e-mailem na přihlašovací adresu. Zánik kopií a záloh upravuje článek 10. Faktura nenahrazuje zákonný archiv vystavitele ani jeho vlastní zálohu.

4. PDF export a technické zpracování

Po úspěšném vystavení nového dokladu může nástroj na pozadí připravit jedno vektorové PDF, aby první stažení nečekalo na studený render. Otevření staršího dokladu z archivu PDF samo nevytváří; render začne až při stažení. Ověřený obsah náhledu je po dobu renderu zpracován na vlastní infrastruktuře Ganado a výsledek se drží jen v paměti prohlížeče pro stejný neměnný snapshot. Nástroj PDF ani jeho HTML nezapisuje do aplikační databáze a serverovou odpověď označuje zákazem ukládání do cache.

5. Sdílení odkazu na fakturu

Pokud uživatel sdílí odkaz na fakturu, odpovídá za jeho distribuci a za to, komu odkaz poskytne. Osoby s odkazem mohou zobrazit data obsažená ve sdíleném náhledu. Hostovaný obsah se uchovává nejvýše 30 dnů a lze jej dříve zneplatnit. Spravovaný odkaz přihlášeného účtu se při každém čtení ověří proti trvalému nestornovanému snapshotu a po stornu, odstranění účtu nebo neshodě se odmítne. Anonymní odkaz zůstane přístupný do úspěšného zneplatnění nebo expirace.

Online platby vlastních faktur Ganado

U vybraných hostovaných faktur Ganado lze přes dostupné Apple Pay zaplatit celou částku v CZK nebo EUR. Platbu potvrdí až ověření na serveru; samotné zavření peněženky nebo zpráva prohlížeče potvrzením není. Bankovní pokyny mohou zůstat skryté až do vyřešení platby, aby nevznikla druhá úhrada. Platba nemění doklad jako vystavený, datum plnění ani potvrzený měsíc služby.

Zpracování údajů při online platbě.

6. Zakázané použití

• použití nástroje k podvodnému, klamavému nebo jinak protiprávnímu jednání;
• obcházení technických omezení, zneužívání infrastruktury nebo pokusy o neoprávněný přístup;
• šíření škodlivého kódu a činnosti vedoucí k narušení bezpečnosti nebo dostupnosti služby.

7. Práva k nástroji

Nástroj a jeho části jsou chráněny právy duševního vlastnictví. Bez předchozího písemného souhlasu Ganado není dovoleno nástroj kopírovat, odvozovat z něj konkurenční řešení nebo jej jinak zneužívat mimo běžné použití.

8. Dostupnost a změny

Ganado negarantuje nepřetržitý provoz nástroje bez výpadků. Funkce nástroje i tyto podmínky se mohou měnit. Aktuální znění je vždy zveřejněno na této stránce.

9. Omezení odpovědnosti

V rozsahu přípustném právními předpisy Ganado neodpovídá za nepřímé škody, ušlý zisk ani ztrátu lokálních dat, které vzniknou použitím nebo nemožností použít nástroj.

10. Zpracování osobních údajů jménem uživatele

Pokud je uživatel správcem osobních údajů uvedených ve faktuře, Ganado je v rozsahu poskytování nástroje zpracovává jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR. Předmětem je technické vytvoření, lokální nebo serverové uložení, synchronizace, vykreslení PDF a uživatelem vyžádané sdílení dokladů, u ponechaného archivu také jeho uchování a vydávání kopií. Zpracování trvá po dobu používání služby a u ponechaného archivu do jeho výmazu podle článku 3.

Kategorie osobních údajů mohou zahrnovat identifikační, kontaktní, adresní, daňové, bankovní a platební údaje, položky, data a částky dokladu. Dotčenými osobami mohou být uživatel, dodavatel, odběratel, kontaktní osoby, podnikatelé a zaměstnanci těchto osob. Použitím funkcí nástroje dává uživatel dokumentovaný pokyn zpracovat tyto údaje pouze pro zvolenou funkci. Jinak je Ganado zpracuje, jen pokud mu to ukládá právo Unie nebo členského státu; uživatele o tom předem informuje, pokud to tento předpis nezakazuje. Ganado uživatelský obsah nepoužívá pro vlastní přímý marketing.

Ganado zajistí, aby osoby s přístupem k obsahu byly vázány mlčenlivostí, použije přiměřená technická a organizační opatření a podle dostupných informací poskytne součinnost při vyřizování žádostí subjektů údajů a při plnění povinností podle čl. 32 až 36 GDPR (zabezpečení, ohlášení a oznámení porušení zabezpečení, posouzení vlivu a předchozí konzultace). O porušení zabezpečení osobních údajů uživatele jej informuje bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví.

Zrušením účtu končí přihlášení a sdílené odkazy, zpracování však jen při volbě Exportovat a smazat. Při volbě Ponechat archiv končí zpracování výmazem posledního dokladu archivu po uplynutí doby podle článku 3 nebo dřívějším výmazem na žádost. Do konce zpracování může uživatel místo samotného výmazu žádat vrácení údajů: přihlášený uživatel si doklady exportuje v nástroji (PDF, archiv ISDOC), z ponechaného archivu Ganado na ověřenou žádost předá kopie dokladů v PDF a ostatní údaje archivu ve strojově čitelném formátu. Na konci zpracování Ganado vymaže všechny osobní údaje archivu včetně přihlašovací adresy uložené k ověřování žádostí, ledaže jejich uložení vyžaduje právo Unie nebo členského státu. Lhůtu a potvrzení upravuje článek 3.

S výmazem zanikají i kopie. Spravované sdílené odkazy přestanou fungovat zrušením účtu a jejich uložené kopie zaniknou nejpozději do 30 dnů od vytvoření odkazu. Starší přechodné kopie synchronizace zaniknou nejpozději uplynutím své 90denní platnosti. Kopii dokladu zaslanou e-mailem Ganado po odeslání ze své schránky odstraní. V šifrovaných zálohách databáze mohou údaje zůstat i po výmazu; v běžném provozu nejsou dostupné ani se nepoužívají a při obnově ze zálohy Ganado výmaz zopakuje.

Ganado zpřístupní informace potřebné k doložení plnění povinností podle tohoto článku, umožní uživateli nebo jím pověřenému auditorovi provést audit včetně kontroly a přispěje k němu. Audit je třeba ohlásit písemně nejméně 30 dní předem, nevyžaduje-li dozorový úřad kratší lhůtu. Auditor musí být vázán mlčenlivostí a audit nesmí ohrozit bezpečnost služby ani údaje jiných uživatelů. Každá strana nese své náklady.

Uživatel obecně povoluje dílčí zpracovatele uvedené v informaci o soukromí, zejména Cloudflare, Upstash a Google, v rozsahu jejich technické role. Ganado jim smlouvou uloží povinnosti ochrany údajů odpovídající tomuto článku a za jejich plnění uživateli odpovídá. O každém zamýšleném přidání nebo nahrazení dílčího zpracovatele uživatele informuje nejméně 14 dní předem e-mailem na přihlašovací adresu a v informaci o soukromí; uživatel může do účinnosti změny vznést z důvodů ochrany údajů námitku. Nový dílčí zpracovatel nezačne údaje uživatele zpracovávat dříve, než tato lhůta uplyne. Nelze-li ji dodržet, například kvůli bezpečnostnímu incidentu nebo ukončení služby poskytovatele, Ganado si vyžádá výslovný souhlas uživatele, použije dílčího zpracovatele, kterého uživatel již povolil, nebo dotčenou funkci do té doby pozastaví. Nevyhoví-li Ganado námitce, může uživatel přestat dotčenou funkci používat nebo zrušit účet podle článku 3. Uživatel odpovídá za zákonnost svých pokynů; Ganado jej upozorní, pokud se domnívá, že pokyn porušuje předpisy o ochraně údajů.

11. Osobní údaje

Podrobný datový tok, příjemci, doby uchování, výmaz a práva jsou popsány v dokumentu Soukromí v nástroji Faktura. Obecná politika Ganado se použije doplňkově pro veřejný web, formuláře, cookies a volitelnou analytiku.

12. Rozhodné právo

Tyto podmínky se řídí právem České republiky. Spory se řeší podle obecně závazných právních předpisů.

13. Kontakt

Dotazy k těmto podmínkám posílejte na info@ganado.cz.